Corriger une contradiction sur les conditions de fret pour un BESC Togo

Aligner les conditions de paiement du connaissement et de la facture pour une cargaison à destination de Lomé

Des conditions de paiement du fret contradictoires entre un connaissement maritime et une facture commerciale entraînent des rejets de la part des autorités togolaises de suivi des cargaisons. Cette étude de cas montre comment notre contrôle préalable a détecté une incohérence entre Prepaid et Collect sur un envoi de quatre conteneurs de granulés plastiques de Port Klang à Lomé, et comment nous avons accompagné le client dans les corrections nécessaires pour obtenir un BESC Togo validé.

Nous avons récemment géré les documents de suivi des cargaisons de quatre conteneurs 40 pieds High Cube de granulés plastiques bruts, au départ de Port Klang (Malaisie) et à destination du port de Lomé (Togo). Selon la réglementation douanière et maritime togolaise, toutes les importations par voie maritime exigent un BESC validé avant l'arrivée du navire et le déchargement au port.

Pour lancer l'enregistrement du BESC, l'exportateur a transmis son dossier commercial habituel : connaissement maritime, facture commerciale, facture de fret, liste de colisage et déclaration d'exportation malaisienne. Lors de la préparation du projet, notre opérateur conformité a relevé une contradiction de fond dans les conditions de paiement. La facture commerciale indiquait des conditions FOB avec la mention « Freight Collect », alors que le connaissement portait le tampon « Freight Prepaid », appuyé par une facture de fret distincte. Les systèmes de validation douanière togolais comparent les conditions de paiement entre tous les documents ; des conditions de fret contradictoires entraînent un rejet par le système et un blocage du dédouanement à Lomé.

Ayant repéré l'erreur à temps, notre opérateur a suspendu le dépôt, contacté l'exportateur et lui a demandé de corriger la facture commerciale afin qu'elle reflète correctement le fret maritime prépayé. Le client a rapidement émis une facture commerciale révisée, conforme au connaissement et au reçu de fret. Notre opérateur a vérifié la cohérence des données dans tous les documents, finalisé le projet de BESC et déposé la demande. Le BESC Togo officiel a été validé sans délai, ce qui a permis un déchargement sans encombre et un dédouanement rapide à Lomé.