Aperçu
Un client a initié le processus de Note Électronique de Suivi de Cargaison (ECTN) pour une expédition à destination du port de Lomé, au Togo. Après avoir soumis les documents d'expédition requis et reçu un projet pour révision, un défi opérationnel inattendu est survenu.
Le défi
La compagnie maritime a pris une décision de dernière minute et a divisé le connaissement original en deux connaissements distincts car les conteneurs ont été chargés sur des navires différents. Cela s'est produit après le début du processus de projet d'ECTN.
La situation a créé une incohérence documentaire :
- Deux nouveaux connaissements
- Des factures commerciales mises à jour
- Une seule déclaration en douane qui ne pouvait pas être révisée rapidement
Le départ du navire approchant, le client était dans l'incertitude quant à la marche à suivre.
La solution
L'équipe a immédiatement examiné la situation et réorganisé la structure du projet. Les actions clés ont inclus :
- Réviser le projet original pour refléter les documents d'expédition mis à jour
- Créer un second projet aligné sur le second connaissement
- Structurer les deux projets de manière transparente pour l'examen des autorités dans le cadre d'Antaser, le dispositif national de coordination du Togo
- Maintenir la cohérence documentaire malgré l'ajustement opérationnel
Les deux projets ont été partagés, examinés, confirmés et soumis à l'approbation des autorités. Deux certificats ECTN ont été émis et livrés avant l'arrivée du navire à Lomé, évitant pénalités et perturbations.
À retenir
Ce cas démontre la capacité à gérer des changements imprévus au cours du traitement d'un ECTN, notamment des connaissements fractionnés, sous d'importantes contraintes de temps, tout en maintenant la conformité et la livraison dans les délais.