Panoramica
Un cliente ha avviato il processo della Nota Elettronica di Tracciamento del Carico (ECTN) per una spedizione destinata al porto di Lomé, in Togo. Dopo aver presentato i documenti di spedizione richiesti e ricevuto una bozza per la revisione, è emersa una sfida operativa inattesa.
La sfida
La compagnia di navigazione ha preso una decisione dell'ultimo minuto e ha diviso la Polizza di Carico originale in due Polizze di Carico separate perché i container sono stati caricati su navi diverse. Ciò è avvenuto dopo che il processo di bozza dell'ECTN era già iniziato.
La situazione ha creato una discrepanza documentale:
- Due nuove Polizze di Carico
- Fatture commerciali aggiornate
- Un'unica dichiarazione doganale che non poteva essere rapidamente rivista
Con la partenza della nave sempre più vicina, il cliente era incerto su come procedere.
La soluzione
Il team ha immediatamente esaminato la situazione e riorganizzato la struttura della bozza. Le azioni chiave hanno incluso:
- Rivedere la bozza originale per riflettere i documenti di spedizione aggiornati
- Creare una seconda bozza allineata con la seconda Polizza di Carico
- Strutturare entrambe le bozze in modo trasparente per l'esame delle autorità nell'ambito di Antaser, il quadro nazionale di coordinamento del Togo
- Mantenere la coerenza documentale nonostante l'aggiustamento operativo
Entrambe le bozze sono state condivise, esaminate, confermate e presentate per l'approvazione delle autorità. Due certificati ECTN sono stati emessi e consegnati prima che la nave arrivasse a Lomé, evitando penali o disagi.
Punto chiave
Questo caso dimostra la capacità di gestire cambiamenti imprevisti durante l'elaborazione dell'ECTN, comprese le polizze di carico frazionate, sotto notevoli vincoli di tempo, mantenendo la conformità e la consegna puntuale.