Quando una domanda di ECTN comprende più fatture commerciali in valute diverse, controllare ogni fattura singolarmente non basta. Gli importi devono risultare coerenti anche quando la spedizione viene esaminata nel suo insieme.
Una recente spedizione diretta in Burundi ne è un esempio utile.
La pratica conteneva tre fatture commerciali emesse in due valute diverse, mentre la dichiarazione doganale di esportazione riportava il valore totale della spedizione in un'unica valuta. Ogni documento era valido di per sé, ma una piccola differenza di conversione faceva sì che il valore complessivo delle fatture non coincidesse del tutto con la dichiarazione.
La discrepanza è stata individuata durante la revisione dei documenti, prima della presentazione dell'ECTN per il Burundi.
Il contesto della spedizione
La spedizione riguardava macchinari industriali trasportati in cinque container 40HC.
Percorso: Durban, Sudafrica → Dar es Salaam, Tanzania → Burundi
Poiché il Burundi non ha sbocco sul mare, le merci via mare possono entrare da un porto regionale come Dar es Salaam prima di proseguire via terra fino alla destinazione finale.
Per questa spedizione, la documentazione fornita per la domanda di ECTN comprendeva:
- Polizza di carico
- Tre fatture commerciali
- Distinta di imballaggio
- Dichiarazione doganale di esportazione
- Informazioni pertinenti sulla spedizione e sul nolo
A rendere insolita la pratica non era il numero di fatture, ma le valute in cui erano state emesse.
Tre fatture, due valute
Due delle fatture commerciali erano in euro (EUR).
La terza era in franchi CFA dell'Africa occidentale (XOF).
La dichiarazione doganale di esportazione, invece, riportava il valore complessivo della spedizione in EUR.
Avere fatture commerciali in valute diverse non è di per sé un problema. Le spedizioni internazionali coinvolgono spesso fornitori, contratti o transazioni in valute diverse.
Ciò che conta per una domanda di ECTN è che gli importi riportati nei vari documenti di supporto possano essere riconciliati.
In questo caso, quindi, la fattura in XOF doveva essere convertita in EUR prima di poter confrontare il valore complessivo delle tre fatture con la dichiarazione di esportazione.
Dove è emersa la discrepanza
Durante il controllo documentale, gli importi delle tre fatture sono stati esaminati insieme.
Le due fatture in EUR potevano essere sommate direttamente. La fattura in XOF doveva prima essere convertita in EUR al tasso di conversione applicabile.
Quel calcolo ha fatto emergere una piccola differenza.
Il tasso di cambio usato per la fattura in XOF era stato arrotondato. Una volta sommato l'importo convertito alle due fatture in EUR, il valore risultante della spedizione differiva leggermente dal totale in EUR riportato nella dichiarazione doganale di esportazione.
La differenza era solo di pochi centesimi.
Da un punto di vista commerciale, una differenza simile può sembrare trascurabile. Da un punto di vista documentale, però, crea un'incoerenza tra due documenti che dovrebbero descrivere lo stesso valore della spedizione.
Perché l'arrotondamento valutario merita attenzione
La conversione valutaria introduce spesso differenze decimali.
Usare un tasso di conversione abbreviato anziché il tasso applicabile con tutti i decimali può produrre una piccola differenza quando si converte una fattura di importo elevato. L'effetto diventa più evidente quando più fatture vengono poi sommate.
Per la documentazione ECTN è quindi meglio partire dalla pratica di spedizione completa, invece di verificare soltanto se i calcoli delle singole fatture sembrano ragionevoli.
- Qual è il valore complessivo di tutte le fatture commerciali?
- Quale valuta è usata nella dichiarazione di esportazione?
- Dopo aver convertito le fatture in quella valuta, il totale coincide con il valore dichiarato?
Questo confronto permette di individuare discrepanze che non emergono quando ogni documento viene esaminato separatamente.
Come è stata corretta la pratica
L'incoerenza è stata individuata prima che la domanda di ECTN venisse finalizzata.
Il cliente è stato informato che la conversione usata per la fattura in XOF andava rivista. La sua documentazione è stata poi aggiornata con un tasso di conversione più preciso.
Le tre fatture commerciali sono state quindi ricalcolate e nuovamente confrontate con la dichiarazione doganale di esportazione.
Una volta riconciliati gli importi, sono stati verificati anche gli altri dati della spedizione, tra cui:
- Quantità del carico
- Pesi lordi
- Dati dei container
- Dati di mittente e destinatario
- Informazioni riportate sulla polizza di carico
I documenti corretti sono stati poi usati per completare la domanda di ECTN per il Burundi.
La lezione pratica
Il problema principale in questo caso non era che la spedizione contenesse fatture in valute diverse.
Era che la conversione valutaria aveva creato una discrepanza tra le fatture commerciali e il valore complessivo dichiarato altrove nella documentazione di spedizione.
Per esportatori e spedizionieri alle prese con una pratica simile, la soluzione più sicura è predisporre una semplice riconciliazione prima di presentare i documenti.
| Documento | Valuta | Valore usato per la riconciliazione |
|---|---|---|
| Fattura commerciale 1 | EUR | Valore in EUR |
| Fattura commerciale 2 | EUR | Valore in EUR |
| Fattura commerciale 3 | XOF | Convertito in EUR |
| Totale fatture | EUR | Totale |
| Dichiarazione doganale di esportazione | EUR | Totale dichiarato |
Gli ultimi due valori vanno esaminati insieme prima che la domanda di ECTN proceda.
Checklist ECTN per fatture in più valute
Quando una domanda di ECTN contiene fatture in più di una valuta, controlli:
- Quale valuta è usata in ciascuna fattura commerciale.
- Quale valuta è usata nella dichiarazione doganale di esportazione.
- Quale tasso di cambio è stato applicato agli importi convertiti.
- Se un arrotondamento eccessivo ha alterato il calcolo.
- Se gli importi convertiti delle fatture coincidono con il totale dichiarato della spedizione.
- Se anche quantità e pesi coincidono tra fattura, distinta di imballaggio e polizza di carico.
Risolva le discrepanze prima del deposito.
Una piccola discrepanza si risolve molto più facilmente mentre la domanda è ancora in preparazione che dopo l'avvio della procedura di convalida.
Preparare una domanda di ECTN per il Burundi
Per le merci dirette in Burundi, la coerenza documentale va verificata sull'intera pratica di spedizione anziché documento per documento.
Importi delle fatture commerciali, informazioni sul nolo, pesi, quantità e dati della polizza di carico devono descrivere la stessa spedizione in modo coerente.
Se la Sua spedizione comprende più fatture, o fatture emesse in valute diverse, queste possono essere esaminate insieme prima della presentazione dell'ECTN.
Informazioni aggiornate sull'ECTN del Burundi: getctn.com/it/burundi-besc-ectn