Bir ECTN başvurusunda farklı para birimlerinde birden fazla ticari fatura varsa, her faturayı tek tek kontrol etmek yetmez. Tutarların, sevkiyat bir bütün olarak incelendiğinde de tutarlı olması gerekir.
Burundi'ye giden yakın tarihli bir sevkiyat bunun iyi bir örneği.
Dosyada iki farklı para biriminde düzenlenmiş üç ticari fatura vardı; ihracat gümrük beyannamesi ise sevkiyatın toplam değerini tek bir para biriminde gösteriyordu. Belgelerin her biri kendi başına geçerliydi, ancak küçük bir dönüşüm farkı yüzünden faturaların toplam değeri beyannameyle tam olarak örtüşmüyordu.
Fark, Burundi ECTN başvurusu yapılmadan önce belge incelemesi sırasında tespit edildi.
Sevkiyatın arka planı
Sevkiyat, beş adet 40HC konteynerle taşınan endüstriyel makinelerden oluşuyordu.
Güzergâh: Durban, Güney Afrika → Darüsselam, Tanzanya → Burundi
Burundi'nin denize kıyısı olmadığından, deniz yoluyla gelen yük nihai varış noktasına kara yoluyla devam etmeden önce Darüsselam gibi bölgesel bir limandan girebilir.
Bu sevkiyatta ECTN başvurusu için sunulan belgeler şunlardı:
- Konşimento
- Üç ticari fatura
- Çeki listesi
- İhracat gümrük beyannamesi
- Sevkiyat ve navlunla ilgili bilgiler
Dosyayı sıra dışı kılan faturaların sayısı değil, düzenlendikleri para birimleriydi.
Üç fatura, iki para birimi
Ticari faturaların ikisi euro (EUR) cinsindendi.
Üçüncü fatura Batı Afrika CFA frangı (XOF) cinsindendi.
İhracat gümrük beyannamesi ise sevkiyatın toplam değerini EUR olarak gösteriyordu.
Farklı para birimlerinde ticari faturaların bulunması kendi başına bir sorun değildir. Uluslararası sevkiyatlarda farklı para birimleriyle çalışan tedarikçiler, sözleşmeler ya da işlemler sıkça yer alır.
Bir ECTN başvurusu için önemli olan, destekleyici belgelerde yer alan tutarların birbiriyle uzlaştırılabilmesidir.
Bu nedenle, üç faturanın toplam değeri ihracat beyannamesiyle karşılaştırılmadan önce XOF faturasının EUR'ya dönüştürülmesi gerekiyordu.
Fark nerede ortaya çıktı
Belge kontrolü sırasında üç faturanın tutarları birlikte incelendi.
İki EUR faturası hesaba doğrudan eklenebiliyordu. XOF faturasının ise önce geçerli dönüşüm oranıyla EUR'ya çevrilmesi gerekiyordu.
Bu hesaplama küçük bir farkı ortaya çıkardı.
XOF faturası için kullanılan döviz kuru yuvarlanmıştı. Dönüştürülen tutar iki EUR faturasıyla toplandığında, çıkan sevkiyat değeri ihracat gümrük beyannamesindeki EUR toplamından biraz farklıydı.
Fark yalnızca birkaç sentti.
Ticari açıdan bu kadar küçük bir fark önemsiz görünebilir. Belge açısından ise aynı sevkiyat değerini göstermesi gereken iki kayıt arasında bir tutarsızlık yaratır.
Döviz yuvarlaması neden dikkat ister
Para birimi dönüşümü sıklıkla ondalık farklar doğurur.
Geçerli oranın tüm ondalıkları yerine kısaltılmış bir dönüşüm oranı kullanmak, yüksek tutarlı bir fatura dönüştürüldüğünde küçük bir fark yaratabilir. Birden fazla fatura sonradan toplandığında bu etki daha belirgin hale gelir.
Bu yüzden ECTN belgelerinde, yalnızca her faturanın hesabının makul görünüp görünmediğine bakmak yerine sevkiyat dosyasının bütününden geriye doğru çalışmak daha doğrudur.
- Tüm ticari faturaların toplam değeri nedir?
- İhracat beyannamesinde hangi para birimi kullanılıyor?
- Faturalar o para birimine dönüştürüldüğünde toplam, beyan edilen değerle örtüşüyor mu?
Bu karşılaştırma, her belge ayrı ayrı incelendiğinde gözden kaçan farkları ortaya çıkarabilir.
Dosya nasıl düzeltildi
Tutarsızlık, ECTN başvurusu tamamlanmadan önce tespit edildi.
Müşteriye XOF faturasında kullanılan dönüşümün gözden geçirilmesi gerektiği bildirildi. Belgeleri ardından daha hassas bir dönüşüm oranıyla güncellendi.
Üç ticari fatura yeniden hesaplandı ve ihracat gümrük beyannamesiyle tekrar karşılaştırıldı.
Finansal tutarlar örtüştükten sonra sevkiyatın diğer verileri de kontrol edildi:
- Yük miktarları
- Brüt ağırlıklar
- Konteyner bilgileri
- Gönderici ve alıcı bilgileri
- Konşimentoda yer alan bilgiler
Düzeltilmiş belgeler daha sonra Burundi ECTN başvurusunu tamamlamak için kullanıldı.
Pratik ders
Bu vakadaki asıl sorun, sevkiyatta farklı para birimlerinde faturalar bulunması değildi.
Sorun, döviz dönüşümünün ticari faturalarla sevkiyat belgelerinin başka bir yerinde beyan edilen toplam değer arasında bir fark yaratmasıydı.
Benzer bir dosyayla uğraşan ihracatçılar ve taşıma işleri organizatörleri için en güvenli yol, belgeleri göndermeden önce basit bir uzlaştırma tablosu hazırlamaktır.
| Belge | Para birimi | Uzlaştırmada kullanılan değer |
|---|---|---|
| Ticari fatura 1 | EUR | EUR değeri |
| Ticari fatura 2 | EUR | EUR değeri |
| Ticari fatura 3 | XOF | EUR'ya dönüştürülmüş |
| Faturaların toplamı | EUR | Toplam |
| İhracat gümrük beyannamesi | EUR | Beyan edilen toplam |
ECTN başvurusu ilerlemeden önce son iki rakam birlikte kontrol edilmelidir.
Çok para birimli ECTN belge kontrol listesi
Bir ECTN başvurusunda birden fazla para biriminde fatura varsa şunları kontrol edin:
- Her ticari faturada hangi para biriminin kullanıldığını.
- İhracat gümrük beyannamesinde hangi para biriminin kullanıldığını.
- Dönüştürülen tutarlara hangi döviz kurunun uygulandığını.
- Aşırı yuvarlamanın hesabı etkileyip etkilemediğini.
- Dönüştürülen fatura tutarlarının beyan edilen sevkiyat toplamıyla örtüşüp örtüşmediğini.
- Miktar ve ağırlıkların fatura, çeki listesi ve konşimento arasında da tutup tutmadığını.
Farkları başvurudan önce çözün.
Küçük bir fark, başvuru hâlâ hazırlanırken çok daha kolay çözülür; dosya doğrulama sürecine girdikten sonra bu çok daha zordur.
Burundi ECTN başvurusuna hazırlık
Burundi'ye giden yüklerde belge tutarlılığı, belge belge değil, sevkiyat dosyasının bütünü üzerinden kontrol edilmelidir.
Ticari fatura tutarları, navlun bilgileri, yük ağırlıkları, miktarlar ve konşimento bilgileri aynı sevkiyatı tutarlı biçimde anlatmalıdır.
Sevkiyatınızda birden fazla fatura ya da farklı para birimlerinde düzenlenmiş faturalar varsa, bunlar ECTN başvurusundan önce birlikte incelenebilir.
Güncel Burundi ECTN bilgileri: getctn.com/tr/burundi-besc-ectn