Quando um pedido de ECTN inclui várias faturas comerciais em moedas diferentes, verificar cada fatura isoladamente não chega. Os valores também têm de fazer sentido quando a expedição é analisada no seu conjunto.
Uma expedição recente com destino ao Burundi é um bom exemplo.
O processo continha três faturas comerciais emitidas em duas moedas diferentes, enquanto a declaração aduaneira de exportação registava o valor total da expedição numa única moeda. Cada documento era válido por si só, mas uma pequena diferença de conversão cambial fazia com que o valor conjunto das faturas não coincidisse totalmente com a declaração.
A discrepância foi detetada durante a revisão documental, antes de o ECTN do Burundi ser submetido.
Contexto da expedição
A expedição era composta por maquinaria industrial transportada em cinco contentores 40HC.
Rota: Durban, África do Sul → Dar es Salaam, Tanzânia → Burundi
Como o Burundi não tem acesso ao mar, a carga marítima pode entrar por um porto regional como Dar es Salaam antes de seguir por via terrestre até ao destino final.
Para esta expedição, a documentação enviada para o pedido de ECTN incluía:
- Conhecimento de embarque
- Três faturas comerciais
- Lista de embalagem
- Declaração aduaneira de exportação
- Informações relevantes sobre a expedição e o frete
O que tornava este processo invulgar não era o número de faturas, mas as moedas em que tinham sido emitidas.
Três faturas, duas moedas
Duas das faturas comerciais estavam em euros (EUR).
A terceira estava em francos CFA da África Ocidental (XOF).
A declaração aduaneira de exportação, no entanto, indicava o valor consolidado da expedição em EUR.
Não há nada de errado, em si, em ter faturas comerciais em moedas diferentes. As expedições internacionais envolvem frequentemente fornecedores, contratos ou transações em moedas diferentes.
O essencial num pedido de ECTN é que os valores indicados nos vários documentos de suporte possam ser conciliados.
Neste caso, a fatura em XOF tinha, por isso, de ser convertida para EUR antes de o valor conjunto das três faturas poder ser comparado com a declaração de exportação.
Onde surgiu a discrepância
Durante a verificação documental, os valores das três faturas foram analisados em conjunto.
As duas faturas em EUR podiam ser somadas diretamente. A fatura em XOF tinha primeiro de ser convertida para EUR à taxa de conversão aplicável.
Esse cálculo revelou uma pequena diferença.
A taxa de câmbio usada na fatura em XOF tinha sido arredondada. Depois de o valor convertido ser somado às duas faturas em EUR, o valor resultante da expedição diferia ligeiramente do total em EUR inscrito na declaração aduaneira de exportação.
A diferença era apenas de alguns cêntimos.
Do ponto de vista comercial, uma diferença assim pode parecer insignificante. Do ponto de vista documental, porém, cria uma incoerência entre dois registos que deviam descrever o mesmo valor da expedição.
Porque é que o arredondamento cambial merece atenção
A conversão cambial introduz frequentemente diferenças decimais.
Usar uma taxa de conversão abreviada em vez da taxa aplicável com todas as casas decimais pode produzir uma pequena diferença quando se converte uma fatura de valor elevado. O efeito torna-se mais visível quando várias faturas são depois somadas.
Na documentação de ECTN, é por isso preferível partir do processo completo da expedição em vez de verificar apenas se os cálculos de cada fatura parecem razoáveis.
- Qual é o valor conjunto de todas as faturas comerciais?
- Que moeda é usada na declaração de exportação?
- Depois de converter as faturas para essa moeda, o total coincide com o valor declarado?
Essa comparação permite identificar discrepâncias que não são evidentes quando cada documento é analisado isoladamente.
Como o processo foi corrigido
A incoerência foi detetada antes de o pedido de ECTN ser finalizado.
O cliente foi informado de que a conversão usada na fatura em XOF tinha de ser revista. A documentação foi depois atualizada com uma taxa de conversão mais precisa.
As três faturas comerciais foram então recalculadas e novamente comparadas com a declaração aduaneira de exportação.
Depois de os valores financeiros coincidirem, foram também verificados os restantes dados da expedição, incluindo:
- Quantidades da carga
- Pesos brutos
- Informação dos contentores
- Dados do expedidor e do destinatário
- Informação constante do conhecimento de embarque
Os documentos corrigidos foram depois usados para concluir o pedido de ECTN do Burundi.
A lição prática
O problema principal neste caso não era a expedição conter faturas em moedas diferentes.
Era a conversão cambial ter criado uma discrepância entre as faturas comerciais e o valor consolidado declarado noutro ponto da documentação da expedição.
Para exportadores e transitários com um processo semelhante, o mais seguro é fazer uma conciliação simples antes de submeter os documentos.
| Documento | Moeda | Valor usado na conciliação |
|---|---|---|
| Fatura comercial 1 | EUR | Valor em EUR |
| Fatura comercial 2 | EUR | Valor em EUR |
| Fatura comercial 3 | XOF | Convertido para EUR |
| Total das faturas | EUR | Total |
| Declaração aduaneira de exportação | EUR | Total declarado |
Os dois últimos valores devem ser analisados em conjunto antes de o pedido de ECTN avançar.
Lista de verificação de ECTN para faturas em várias moedas
Quando um pedido de ECTN contém faturas em mais do que uma moeda, verifique:
- Que moeda é usada em cada fatura comercial.
- Que moeda é usada na declaração aduaneira de exportação.
- Que taxa de câmbio foi aplicada aos valores convertidos.
- Se um arredondamento excessivo afetou o cálculo.
- Se os valores convertidos das faturas coincidem com o total declarado da expedição.
- Se as quantidades e os pesos também coincidem entre a fatura, a lista de embalagem e o conhecimento de embarque.
Resolva as discrepâncias antes de submeter.
Uma pequena discrepância resolve-se com muito mais facilidade enquanto o pedido ainda está a ser preparado do que depois de o processo ter entrado na fase de validação.
Preparar um pedido de ECTN para o Burundi
Para carga com destino ao Burundi, a coerência documental deve ser verificada em todo o processo da expedição e não documento a documento.
Os valores das faturas comerciais, as informações do frete, os pesos, as quantidades e os dados do conhecimento de embarque devem descrever a mesma expedição de forma coerente.
Se a sua expedição incluir várias faturas, ou faturas emitidas em moedas diferentes, estas podem ser analisadas em conjunto antes de o ECTN ser submetido.
Informação atual sobre o ECTN do Burundi: getctn.com/pt/burundi-besc-ectn