Lorsqu'une demande d'ECTN comporte plusieurs factures commerciales en devises différentes, vérifier chaque facture isolément ne suffit pas. Les montants doivent aussi être cohérents lorsque l'expédition est examinée dans son ensemble.
Une expédition récente à destination du Burundi en donne un bon exemple.
Le dossier contenait trois factures commerciales émises en deux devises, tandis que la déclaration d'exportation indiquait la valeur totale de l'expédition dans une seule devise. Chaque document était valable pris isolément, mais un léger écart de conversion faisait que la valeur cumulée des factures ne concordait pas entièrement avec la déclaration.
L'écart a été repéré lors de l'examen des documents, avant le dépôt de l'ECTN Burundi.
Contexte de l'expédition
L'expédition portait sur des machines industrielles transportées dans cinq conteneurs 40HC.
Itinéraire : Durban, Afrique du Sud → Dar es Salaam, Tanzanie → Burundi
Le Burundi étant enclavé, les marchandises arrivant par mer peuvent transiter par un port régional comme Dar es Salaam avant de poursuivre par voie terrestre jusqu'à leur destination finale.
Pour cette expédition, les documents fournis pour la demande d'ECTN comprenaient :
- Le connaissement
- Trois factures commerciales
- La liste de colisage
- La déclaration d'exportation
- Les informations utiles sur l'expédition et le fret
Ce qui distinguait ce dossier n'était pas le nombre de factures, mais les devises dans lesquelles elles avaient été émises.
Trois factures, deux devises
Deux des factures commerciales étaient libellées en euros (EUR).
La troisième était libellée en francs CFA d'Afrique de l'Ouest (XOF).
La déclaration d'exportation, elle, indiquait la valeur consolidée de l'expédition en EUR.
Avoir des factures commerciales en devises différentes n'a rien d'anormal en soi. Les expéditions internationales font souvent intervenir des fournisseurs, des contrats ou des transactions dans plusieurs devises.
Ce qui compte pour une demande d'ECTN, c'est que les montants figurant sur les différents justificatifs puissent être rapprochés.
Ici, la facture en XOF devait donc être convertie en EUR avant que la valeur cumulée des trois factures puisse être comparée à la déclaration d'exportation.
Où l'écart est apparu
Lors du contrôle documentaire, les montants des trois factures ont été examinés ensemble.
Les deux factures en EUR pouvaient être additionnées directement. La facture en XOF devait d'abord être convertie en EUR au taux de conversion applicable.
Ce calcul a mis en évidence un léger écart.
Le taux de change utilisé pour la facture en XOF avait été arrondi. Une fois le montant converti ajouté aux deux factures en EUR, la valeur obtenue différait légèrement du total en EUR inscrit sur la déclaration d'exportation.
L'écart ne portait que sur quelques centimes.
D'un point de vue commercial, un tel écart peut sembler négligeable. D'un point de vue documentaire, il crée pourtant une incohérence entre deux documents censés décrire la même valeur d'expédition.
Pourquoi l'arrondi des devises mérite attention
La conversion de devises introduit couramment des écarts décimaux.
Utiliser un taux de conversion tronqué au lieu du taux applicable avec toutes ses décimales peut produire un léger écart lorsqu'une facture de montant élevé est convertie. L'effet s'accentue lorsque plusieurs factures sont ensuite additionnées.
Pour la documentation ECTN, il vaut donc mieux partir du dossier d'expédition complet plutôt que de vérifier seulement si chaque calcul de facture paraît raisonnable.
- Quelle est la valeur cumulée de toutes les factures commerciales ?
- Quelle devise est utilisée sur la déclaration d'exportation ?
- Une fois les factures converties dans cette devise, le total concorde-t-il avec la valeur déclarée ?
Cette comparaison permet de repérer des écarts qui passent inaperçus lorsque chaque document est examiné séparément.
Comment le dossier a été corrigé
L'incohérence a été repérée avant la finalisation de la demande d'ECTN.
Le client a été informé que la conversion appliquée à la facture en XOF devait être revue. Ses documents ont ensuite été mis à jour avec un taux de conversion plus précis.
Les trois factures commerciales ont alors été recalculées puis de nouveau comparées à la déclaration d'exportation.
Une fois les montants financiers concordants, le reste des données de l'expédition a également été vérifié, notamment :
- Les quantités
- Les poids bruts
- Les informations sur les conteneurs
- Les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire
- Les mentions portées sur le connaissement
Les documents corrigés ont ensuite servi à finaliser la demande d'ECTN Burundi.
La leçon pratique
Le problème principal n'était pas que l'expédition comportait des factures en devises différentes.
C'est la conversion de devises qui avait créé un écart entre les factures commerciales et la valeur consolidée déclarée ailleurs dans le dossier d'expédition.
Pour les exportateurs et les transitaires confrontés à un dossier similaire, le plus sûr est d'établir un rapprochement simple avant de soumettre les documents.
| Document | Devise | Valeur retenue pour le rapprochement |
|---|---|---|
| Facture commerciale 1 | EUR | Valeur en EUR |
| Facture commerciale 2 | EUR | Valeur en EUR |
| Facture commerciale 3 | XOF | Convertie en EUR |
| Total des factures | EUR | Total |
| Déclaration d'exportation | EUR | Total déclaré |
Ces deux derniers montants doivent être examinés ensemble avant que la demande d'ECTN ne soit poursuivie.
Liste de contrôle ECTN pour les factures multidevises
Lorsqu'une demande d'ECTN contient des factures en plusieurs devises, vérifiez :
- La devise utilisée sur chaque facture commerciale.
- La devise utilisée sur la déclaration d'exportation.
- Le taux de change appliqué aux montants convertis.
- Si un arrondi excessif a faussé le calcul.
- Si les montants convertis des factures concordent avec le total déclaré de l'expédition.
- Si les quantités et les poids concordent aussi entre la facture, la liste de colisage et le connaissement.
Réglez les écarts avant le dépôt.
Un petit écart se corrige bien plus facilement pendant la préparation de la demande qu'une fois le dossier entré dans le processus de validation.
Préparer une demande d'ECTN Burundi
Pour les marchandises à destination du Burundi, la cohérence documentaire doit être vérifiée sur l'ensemble du dossier d'expédition plutôt que document par document.
Les montants des factures commerciales, les informations de fret, les poids, les quantités et les mentions du connaissement doivent décrire la même expédition de manière cohérente.
Si votre expédition comporte plusieurs factures, ou des factures émises en devises différentes, elles peuvent être examinées ensemble avant le dépôt de l'ECTN.
Informations actuelles sur l'ECTN Burundi : getctn.com/fr/burundi-besc-ectn