Le CTN sur vos documents d’expédition

CTN : Cargo Tracking Note

Dans le transport maritime et le commerce international, CTN est l’abréviation de Cargo Tracking Note. Il s’agit d’un certificat électronique que le chargeur, l’exportateur ou le transitaire dépose auprès du conseil des chargeurs ou de l’autorité douanière du pays de destination avant l’arrivée d’une expédition maritime — dans la plupart des cas avant même son départ.

Le certificat porte un numéro CTN unique. Ce numéro relie une expédition précise à un enregistrement validé comportant :

• ▪L’identité et les adresses enregistrées du chargeur et du destinataire
• ▪Le numéro du connaissement, le nom du navire et le numéro de voyage
• ▪Les numéros de conteneurs et de plombs, le nombre de colis, les poids brut et net
• ▪Les codes HS et la description complète de la marchandise
• ▪La valeur FOB, le coût du fret et l’assurance, déclarés séparément
• ▪Le port de chargement et le port de déchargement

Les douanes de destination utilisent cet enregistrement pour rapprocher le manifeste à l’arrivée de ce qui a été déclaré à l’origine. Sans numéro CTN validé, la marchandise n’est pas dédouanée.

Le terme générique le plus large est ECTN — Electronic Cargo Tracking Note. CTN et ECTN désignent le même instrument ; ECTN souligne que la déclaration est électronique. Vous rencontrerez également ICTN, International Cargo Tracking Note, employé pour le même document.

Autres sens de CTN

CTN n’est pas propre au transport maritime. Si vous êtes arrivé ici depuis un contexte étranger au fret, c’est probablement l’un de ces sens que vous cherchiez.

• ▪Carton. Dans les listes de colisage, les systèmes d’entrepôt et les bons de commande, CTN est l’abréviation courante de carton en tant qu’unité d’emballage (par exemple « 24 CTN »). C’est le sens le plus souvent confondu avec le certificat maritime, car les deux figurent sur les documents d’expédition. Sur une liste de colisage, CTN signifie carton. Dans une exigence douanière ou réglementaire, CTN désigne le Cargo Tracking Note.
• ▪Réseaux et audiovisuel. CTN apparaît dans la dénomination de certains réseaux de télécommunications et de diffusion, sans rapport avec le commerce.
• ▪Médecine. CTN est utilisé comme abréviation de la troponine cardiaque dans le langage clinique, ainsi que pour divers réseaux d’essais cliniques.
• ▪Noms d’entreprises et symboles boursiers. Plusieurs entreprises sans lien entre elles utilisent CTN comme sigle de marque.

Le même document, des appellations locales différentes

La principale source de confusion tient à ce que presque chaque pays donne un nom différent à ce document. Le transitaire à qui l’on demande « d’obtenir le BESC » et celui à qui l’on demande « d’obtenir le CTN » se voient réclamer la même chose.

Toutes les autres destinations emploient un acronyme différent pour le même instrument — BESC, BSC, CNCA, FERI, BIETC, CEE, ACD, ACID. La correspondance complète, avec le nom officiel et les pays associés à chacun, figure dans la référence sur le cargo tracking note.

ACD et ACID se distinguent légèrement. Ce sont des déclarations de sûreté anticipées plutôt que des bordereaux de suivi émis par un conseil des chargeurs, mais ils occupent la même place dans l’expédition : une déclaration électronique effectuée à l’origine et qui doit être validée avant que la marchandise puisse être dédouanée à destination. Le détail complet pays par pays se trouve sur le hub cargo tracking note.

Quels pays exigent un CTN ?

Les 30 destinations pour lesquelles nous effectuons les déclarations exigent toutes ce document, sous un nom ou un autre. La couverture se concentre en Afrique de l’Ouest et en Afrique centrale, se prolonge le long de la côte est-africaine et s’étend au Moyen-Orient via l’Égypte, le Soudan et le Yémen. L’annuaire complet des destinations les répertorie toutes avec leur acronyme local.

Deux précisions, car toutes deux génèrent beaucoup de recherches mal orientées :

• ▪Le Nigeria n’exige pas de cargo tracking note. L’exigence obligatoire avant expédition au Nigeria est le SONCAP, qui atteste que les produits réglementés sont conformes aux normes nigérianes de sécurité et de qualité. Il s’agit d’une exigence de conformité produit, non de suivi de cargaison.
• ▪L’Algérie n’exige pas de cargo waiver. Elle figure encore sur des tableaux d’exigences obsolètes. Elle ne fait pas partie des destinations pour lesquelles nous effectuons les déclarations.

Les exigences évoluent par décret, et des pays ont tour à tour instauré et suspendu l’obligation. Consultez la page de la destination avant de réserver, ou soumettez votre itinéraire au vérificateur de waiver.

Qui dépose le CTN, et quand

La responsabilité se situe à l’origine, auprès de la partie qui maîtrise les documents d’exportation — normalement l’exportateur ou le transitaire agissant pour le chargeur. Le destinataire ne peut généralement pas régulariser un CTN manquant depuis la destination une fois le navire parti.

L’Égypte constitue l’exception structurelle : l’importateur égyptien enregistre l’expédition sur le portail NAFEZA et génère le numéro ACID, puis le transmet à l’exportateur, qui complète la déclaration sur la base de ce numéro avant l’expédition.

Le délai limite est fixé par l’autorité de destination et varie. Certaines destinations exigent la validation avant le départ du navire du port de chargement — l’ACD du Soudan, par exemple, doit être obtenu avant le chargement de la marchandise, et la référence doit ensuite figurer sur le connaissement final. D’autres admettent une validation avant l’arrivée au port de déchargement. Une validation tardive coûte généralement plus cher ; au Cameroun, la redevance du conseil augmente lorsque le BESC est validé après le départ.

L’enchaînement qui évite les ennuis est partout le même : obtenir le projet de connaissement, déposer la demande, recevoir le numéro, et faire imprimer ce numéro par le transporteur sur le connaissement final avant son émission. C’est l’inversion de cet ordre qui produit la plupart des frais de modification.

Documents requis pour un CTN

Comment obtenir un certificat CTN

1. 1
   Envoyez le projet de BL et la facture commerciale

   Ouvrez le dossier dès que la réservation est confirmée. Un projet de connaissement suffit pour commencer.
2. 2
   Projet et prix fixe — 3–6 heures

   Notre équipe vérifie chaque champ au regard des exigences publiées par la destination et renvoie un projet de certificat accompagné d’une facture détaillée à prix fixe.
3. 3
   Vous approuvez le projet

   Rien n’est déposé tant que vous n’avez pas confirmé l’exactitude des informations.
4. 4
   Paiement

   La redevance réglementaire fixée par l’autorité de destination plus nos honoraires de service, indiqués sur deux lignes distinctes.
5. 5
   Validation — 3–6 heures

   Le certificat est enregistré et le numéro vous est transmis dans votre boîte de réception.
6. 6
   Report du numéro sur le connaissement

   Communiquez le numéro au transporteur afin qu’il soit imprimé sur le BL master final avant sa délivrance.

Le coût, et ce que coûte une erreur

Le prix d’un CTN se compose d’une redevance réglementaire fixée par l’autorité de destination et d’honoraires de service pour la préparation et le dépôt de la déclaration. Les deux sont confirmés en fonction de votre itinéraire et communiqués avant tout dépôt ; ni l’un ni l’autre n’est un pourcentage de la valeur de la marchandise.

Le coût du certificat est faible au regard du risque encouru. Parmi les conséquences citées par les autorités elles-mêmes :

• ▪Marchandise bloquée au port. L’Angola exige que l’importateur présente l’original papier du certificat CNCA validé avant la libération de la marchandise. Sans FERI validé, la marchandise à destination de la RD Congo peut ne pas être libérée à Matadi ou Boma tant que le certificat et les taxes correspondantes ne sont pas réglés.
• ▪Amendes en pourcentage de la valeur. Au Cameroun, les amendes pour un BESC manquant ou erroné peuvent atteindre 30 % à 50 % de la valeur CIF du fret, auxquelles s’ajoutent le stockage et les surestaries à Douala.
• ▪Multiples du coût du certificat. L’Angola applique des pénalités égales au double du coût du certificat, majorées des amendes réglementaires habituelles, pour les expéditions arrivant sans CNCA validé ou avec de fausses déclarations.
• ▪Retour à l’origine. Les expéditions arrivant en Égypte sans ACID valide et concordant sont refusées au port, ne peuvent pas être dédouanées et sont généralement renvoyées vers le pays d’origine aux frais du chargeur.
• ▪Surestaries et stockage. Elles courent chaque jour pendant la correction des documents et dépassent fréquemment l’amende elle-même. Le calculateur de surestaries en chiffre le montant pour votre itinéraire.
• ▪Frais de modification. Corriger un certificat validé après son émission est payant dans la plupart des pays, et certains limitent ce qui peut être modifié.

Principaux motifs de rejet

Voici les motifs documentaires pour lesquels les conseils des chargeurs et les autorités douanières de destination rejettent une demande. Chacun d’eux peut être corrigé à l’origine, avant le dépôt.

1. Le numéro du certificat ne figure pas sur le connaissement

C’est l’exigence la plus universelle et la première cause d’immobilisation d’une expédition. Le numéro validé doit apparaître au recto du connaissement — généralement dans la description de la marchandise — sur le BL master, et pas seulement sur un house BL. La Sierra Leone, le Liberia et la Somalie l’exigent expressément sur le BL master ; le Ghana, la Gambie, le Sénégal, le Bénin, le Tchad, le Mali, le Niger, la RD Congo, le Gabon, la Guinée-Bissau, l’Égypte, le Soudan, le Burkina Faso, le Burundi, la République centrafricaine, Djibouti, la Guinée équatoriale, la Guinée Conakry, la République du Congo, le Soudan du Sud et le Togo appliquent tous une variante de la même règle. L’Angola fait exception : sa réglementation n’impose pas que le numéro CNCA soit porté au recto du BL.

2. La valeur et le fret ne sont pas ventilés sur la facture commerciale

Les conseils rapprochent la valeur déclarée du manifeste ; un montant forfaitaire unique n’est donc pas accepté. Le Liberia exige que le FOB, le fret et l’assurance soient indiqués séparément ; le Mali exige que le FOB, le fret et les frais annexes soient détaillés séparément ; le Cameroun exige que le fret maritime soit déclaré à part de la valeur des marchandises ; le Bénin, la Guinée Conakry et le Niger exigent une facture de fret distincte lorsque le fret n’est pas indiqué ; la Gambie en exige une pour les expéditions FOB ; la Guinée équatoriale rejette les factures sans prix unitaires.

3. Valeur déclarée incohérente avec les autres documents

La Sierra Leone relève la sous-déclaration de la valeur en douane ; la Guinée-Bissau, la sous-déclaration par rapport à la moyenne du marché ; l’Angola, la valeur de la facture et le fret ne concordant pas avec la déclaration en douane ; le Sénégal, la valeur de la facture ne concordant pas avec le certificat d’assurance ; la Côte d’Ivoire, la facture de fret ne concordant pas avec les cotations des compagnies maritimes ; le Togo, un écart entre le manifeste douanier et la facture ; la République du Congo, la facture par rapport à la facture de fret ; le Kenya, les valeurs déclarées par rapport à la facture commerciale.

4. Les données de la marchandise ne concordent pas d’un document à l’autre

Nombre de colis ou poids différant entre le BL et la liste de colisage (Liberia, Madagascar, Burundi, Burkina Faso), numéros de plombs de conteneurs ne se recoupant pas (Bénin, Guinée-Bissau), numéros de conteneurs ne correspondant pas à la déclaration d’exportation (Togo), type de colis indiqué différemment sur deux documents (Tchad), description de la marchandise divergente entre le BL et la facture (Yémen), nom du navire ou voyage ne correspondant pas au manifeste portuaire (Gabon, Ghana), date de départ ne correspondant pas aux registres de la compagnie maritime (Djibouti), navire désigné sans son code IMO (Guinée équatoriale).

5. Mauvaise version du connaissement, ou dates erronées

Un projet de BL soumis à la place du BL final shipped-on-board (Gabon), un BL master daté après le départ du navire (Angola), une facture datée après le départ (République centrafricaine), une date de départ absente du BL (Sierra Leone), une demande de validation présentée plusieurs jours après l’appareillage (République du Congo), des documents soumis après le délai de départ (Kenya), une référence non obtenue avant le chargement (Yémen).

6. Codes HS, cachets et documents nationaux préalables

Codes HS au mauvais niveau (le Cameroun exige 4 à 8 chiffres conformes à son tarif ; le Ghana exige les 8 chiffres complets ; la RD Congo exige une ventilation par article). Cachets de certification manquants ou illisibles (le cachet SGS au Cameroun, les cachets de l’exportateur pour la Côte d’Ivoire et Djibouti, les cachets de chambre de commerce pour le Burundi et le Soudan, les cachets d’ambassade ou de chambre pour le Soudan du Sud, le certificat d’origine pour la Somalie). Documents nationaux préalables manquants (le DU de l’Angola, la FDI de la Côte d’Ivoire et de la RD Congo, le code GASYNET de Madagascar, l’enregistrement NAFEZA de l’Égypte, le numéro fiscal du destinataire en Somalie, le T1 du Niger).

Questions fréquentes

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