Estudo de caso de um processo real. Os nomes e os números de conhecimento foram alterados; a sequência, os documentos e a correção mantêm-se.
Um número de contentor e um número de selo só fazem sentido juntos. Mal associados entre dois documentos, deixam de descrever a expedição e passam a contradizê-la — e o funcionário aduaneiro que lê ambos os ficheiros vê uma incoerência, não uma gralha.
Foi isto que a nossa auditoria pré-submissão detetou numa expedição de vinte e dois contentores de produtos alimentares do porto de Casablanca, Marrocos, para o porto de Tamatave, Madagáscar.
A expedição
Vinte e dois contentores de 20 pés, produtos alimentares, de Casablanca para Tamatave. Todas as expedições marítimas para Madagáscar exigem um BSC (Bordereau de Suivi des Cargaisons) validado antes do desalfandegamento; o cruzamento entre documentos não é burocracia, é o próprio desalfandegamento.
O exportador entregou o conjunto completo exigido pela regulamentação malgaxe:
| Documento | Função no processo |
|---|---|
| Conhecimento de embarque | O registo do transportador: contentores, selos, partes, portos |
| Fatura comercial | Valor declarado da mercadoria |
| Fatura de frete | Custo declarado do transporte |
| Declaração aduaneira de exportação | O lado de origem do movimento |
| Lista de embalagem | O conteúdo de cada contentor e o selo que o fecha |
O que a auditoria encontrou
Ao preparar o rascunho do certificado, o nosso operador de conformidade leu cada ficheiro contra os restantes.
Tanto o conhecimento de embarque como a lista de embalagem contabilizavam os 22 contentores e os 22 selos. Não faltava nada em nenhum. Mas na lista de embalagem os números de selo estavam associados aos números de contentor errados — cada selo existia, cada contentor existia, e a associação entre eles contradizia o conhecimento de embarque.
Numa expedição de um só contentor o erro salta à vista. Ao longo de vinte e duas linhas não salta, e é exatamente por isso que sobrevive até à fase de submissão.
Porque importa em Tamatave
Os funcionários aduaneiros inspecionam as associações contentor–selo uma a uma e comparam os documentos entre si em vez de os lerem isoladamente. Um processo que se contradiz não levanta uma questão: falha a validação. Segue-se a rejeição, a nova submissão e os dias de sobrestadia e armazenagem que se acumulam enquanto os contentores esperam.
A correção
Sinalizámos antes de qualquer submissão, contactámos o cliente no mesmo dia e explicámos a exigência com clareza: os selos da lista de embalagem têm de coincidir linha a linha com as associações do conhecimento de embarque final.
A equipa de logística do cliente reconheceu o lapso e emitiu uma lista de embalagem revista, com as associações sincronizadas. O nosso operador finalizou o rascunho do BSC sobre o conjunto corrigido, enviou-o para verificação do cliente e submeteu o processo às autoridades após aprovação.
O BSC de Madagáscar foi validado sem qualquer questão administrativa. Os 22 contentores foram desalfandegados em Tamatave sem sobrestadia nem penalizações portuárias.
A verificar antes de submeter
- Leia os dois documentos um contra o outro, não um a seguir ao outro. Aqui cada um estava completo em si mesmo; só a comparação revelou a falha.
- Trate o conhecimento de embarque como a autoridade sobre as associações. É o registo do transportador e o documento em que a alfândega confia.
- Verifique todas as linhas. Uma expedição pode ter os contentores certos e os selos certos e ainda assim errar sobre qual fecha qual.
- Faça-o antes de submeter. Uma correção custa um e-mail antes da submissão, e um ciclo de rejeição depois.
Está a expedir para Madagáscar? Consulte os requisitos do BSC de Madagáscar ou o guia completo do BSC de Madagáscar.